Presentación de las plantillas de informes de seguridad configurables de Trackforce Valiant
¿En qué área deben destacar los equipos de seguridad? Cuando se trata de estandarizar las operaciones empresariales, las plantillas de informes configurables o adaptables revolucionan el modo en que las empresas de seguridad abordan el proceso de elaboración de informes.
Las plantillas de informes configurables permiten a los supervisores adaptar los campos y los requisitos de los formularios para que se ajusten a los procedimientos operativos estándar, los requisitos contractuales y las normativas estatales. Además, la configuración de los informes, especialmente los de incidentes o de actividad diaria, estandariza los procesos de la empresa de seguridad para que las operaciones se desarrollen de forma predecible y eficiente.
Las plantillas de informes configurables de Trackforce Valiant simplifican el proceso de elaboración de informes y facilitan a los supervisores el ajuste de uno o varios informes utilizados en varios centros. Esto garantiza que los guardias sepan qué reportar y cómo, al tiempo que estandarizan los procesos para lograr operaciones sin errores.
En este artículo, hablaremos de lo que las empresas de seguridad pueden hacer para estandarizar sus informes y cómo configurar los informes para mejorar los informes, todo ello para mejorar el único ámbito en el que los equipos de seguridad deben destacar.
Lea las partes 1 y 2 de la serie sobre la configuración de los informes de incidentes y actividades diarias de los guardias de seguridad:
- Parte 1:¿Qué hay en un informe? Notificación de incidentes de seguridad física de la manera correcta
- Parte 2: Cómo las plantillas de informes configurables estandarizan el proceso de notificación de incidentes de los vigilantes de seguridad
Qué pueden hacer las empresas de seguridad para normalizar sus informes
Si algo tienen los informes es que deben ser fiables. La mejor manera de establecer un informe fiable es crear plantillas de base. La creación de plantillas consiste en establecer múltiples áreas de informes con la intención de que sean simples y repetibles.
Cuando un informe es repetible, significa que puede estandarizarse fácilmente para su uso en varios centros. El mejor modelo de informe estandarizado consiste en lo que debe documentarse para cumplir los procedimientos normalizados de trabajo, las obligaciones contractuales y otras normas.
Trackforce Valiant simplifica el proceso de estandarización con la creación de plantillas de informes fáciles de usar. El proceso de creación de plantillas organiza la forma en que las empresas utilizan, adaptan y miden sus informes para mantener la coherencia en uno o varios sitios.
Los informes organizados permiten filtrar por funcionario, tipo de informe, tipo de actividad o información adicional.
Seleccione quién debe recibir el informe.
Previsualice el informe completado y los elementos adjuntos, como el vídeo o las fotos.
Informe completo en el móvil para facilitar el acceso de los guardias.
Aunque no todas las soluciones de plantillas se crean por igual, el software de notificación de incidentes de Trackforce Valiant hace que las empresas de seguridad puedan adaptarse rápidamente y cumplir con la notificación para mantener cualquier normativa estricta o requisito contractual.
Estas son 7 características de los informes de incidentes de los guardias de seguridad que se encuentran en Trackforce Valiant:
- Opciones de campo flexibles para digitalizar formularios impresos
- Arrastrar y soltar para crear plantillas
- Funcionalidad de voz a texto para facilitar su uso
- Soporte para adjuntar medios, como fotos con marca de tiempo, audio, vídeo, ubicación GPS y notas
- Notificaciones configurables y alertas automáticas a los interesados
- Capacidades de autentificación de la guardia y de seguimiento del supervisor
- Informes analíticos para el seguimiento de la situación
Cómo configurar los informes de incidentes de seguridad y de actividad diaria (DAR)
Procesos como recogida de pruebas, respuesta de la guardia, responsabilidad de los informesy documentar los procedimientos de seguimiento debe garantizar que las empresas de seguridad obtengan el máximo provecho de la recopilación de datos.
Gracias a los informes configurables, las empresas de seguridad pueden realizar una evaluación comparativa de los centros para realizar un análisis crítico y mitigar mejor los riesgos. La evaluación comparativa puede utilizarse para comparar qué centros tienen más infracciones, cuáles funcionan bien y cuáles pueden necesitar más medidas.
Trackforce Valiant ayuda a los supervisores y operadores de seguridad a configurar los informes para reducir el riesgo de posibles errores o falta de comunicación. A continuación se explica cómo:
Seguimiento digital de los informes de incidentes críticos y actividades
Al abandonar los informes en papel, las empresas de seguridad han hecho posible adjuntar pruebas de apoyo directamente a un informe con información digital. Esto significa que los guardias de primera línea pueden hacer fotos, vídeos o comentarios y pueden adjuntarlos para que los revise el supervisor.
Con los informes digitales, cualquier incidente o actividad diaria reportada puede ser registrada y visualizada en un tablero de mando en tiempo real. Los supervisores pueden visualizar las actividades de salud e incidentes del sitio para revisarlas y determinar qué sitios necesitan atención inmediata de las partes interesadas.
Establezca una forma a prueba de tontos para crear credibilidad en los informes
Los operadores de seguridad confían en que su equipo de seguridad produzca informes creíbles y lo suficientemente sólidos como para ser utilizados durante un litigio, si es necesario. Los informes configurables han facilitado aún más la tarea de garantizar que los guardias de primera línea puedan documentar la información requerida, como una firma, entradas con sello de hora o Ubicación de la guardia por GPS, necesario para establecer la credibilidad.
Crear campos de respuesta para los informes de Simple Guard
Los informes digitales hacen que los informes de los vigilantes sean sencillos y sin errores. Los supervisores tienen la opción de crear campos obligatorios con respuestas preescritas que dan a los vigilantes de primera línea la opción de seleccionar la opción adecuada al rellenar un informe. Las respuestas seleccionadas facilitan a los supervisores la adaptación de cada informe para que capture exactamente lo que las partes interesadas o los operadores de la empresa de seguridad necesitan saber.
Introducción a las plantillas de informes configurables
Las plantillas de informes configurables son excelentes para ayudar a los equipos de seguridad a operar de manera más eficiente. El software de informes de incidentes de seguridad de Trackforce Valiant garantiza que las empresas de seguridad puedan mantener su reputación, reducir el riesgo y mantener el éxito de sus operaciones.
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