Qué significan los informes configurables para la gestión de la seguridad corporativa
Cuando los datos se recogen y se comunican en tiempo real, gestión de la seguridad corporativa es capaz de actuar a medida que se producen los informes, a menudo con una visibilidad operativa que podría permitir una respuesta proactiva contra incidentes críticos o emergencias.
La gestión operativa proactiva es lo que proporcionan los informes en tiempo real. Recoger y analizar con precisión los datos de los informes de incidentes ayudará a mitigar el riesgo. La organización de los datos comienza con la creación y el uso de informes con plantillas. Las plantillas de informes son una forma infalible de garantizar que lo que se recopila coincide con lo que debe recopilarse.
Tanto si los equipos de seguridad se asocian con proveedores de vigilancia, como si gestionan sus propios vigilantes internos o tienen una mezcla de ambos, gestión de la seguridad corporativa puede utilizar las plantillas de informes para alinear los procesos departamentales con el fin de mejorar la coherencia de las operaciones.
Coherencia para mantener el cumplimiento de los informes, mantener las regulaciones departamentales y gubernamentales, y asegurar si los informes deben ser presentados en papel, para que se impriman con precisión.
Esto significa menos tiempo buscando información y más tiempo evaluando los datos recibidos por los guardias que patrullan.
Qué buscar en una solución de plantillas de informes
Adaptar y elaborar rápidamente un informe para cumplir con normas o requisitos estrictos puede ser todo un reto. Con software para guardias de seguridad corporativosSi el sistema de control de calidad no es el adecuado, aunque se requiera una copia impresa, puede estar seguro de que los guardias que patrullan están recogiendo exactamente la información correcta para mantener la coherencia.
Aunque no todas las soluciones de plantillas son iguales, hay 7 elementos que los supervisores deben tener en cuenta cuando se aventuran a buscar soluciones de seguridad para empresas.
- Opciones de campo flexibles para digitalizar formularios impresos
- Arrastrar y soltar para crear plantillas
- Funcionalidad de voz a texto para facilitar su uso
- Soporte para adjuntar medios, como la ubicación GPS y las fotos, el audio, el vídeo y las notas con marca de tiempo
- Notificaciones configurables y alertas automáticas a los interesados
- Capacidades de autentificación de la guardia y de seguimiento del supervisor
- Informes analíticos para el seguimiento de la situación
Todos estos elementos tienen como objetivo ayudar a estandarizar el proceso de presentación de informes para que éstos sigan siendo coherentes, fiables y una representación holística del conjunto de la gestión de la seguridad corporativa.
Los informes organizados permiten filtrar por funcionario, tipo de informe, tipo de actividad o información adicional.
Seleccione quién debe recibir el informe.
Previsualice el informe completado y los elementos adjuntos, como el vídeo o las fotos.
Informe completo en el móvil para facilitar el acceso de los guardias.
¿Cuáles son las ventajas de los informes normalizados?
La normalización de los informes incluye tres áreas clave: son requeridoHay un nivel acordado de calidad o logroy tienen máxima repetibilidad.
Los elementos repetibles deben ser adaptables, configurables y consistentes para que los guardias de turno puedan utilizarlos. Aquí es donde entra en juego la creación de plantillas.
Con las plantillas, los supervisores pueden establecer normas de referencia para informes comunes y especializados de cualquier nivel. Los informes documentados se rastrean en tiempo real y se visualizan en un panel de control de informes. Los supervisores pueden configurar un panel para revisar los datos históricos de los informes, así como establecer notificaciones a las partes interesadas.
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Qué estandarizar
Hay algunos elementos que los operadores de seguridad deben revisar para crear plantillas de informes completas.
- Recogida de pruebas: Organice los informes que requieren adjuntos probatorios, como fotos, y los que podrían beneficiarse de medios adicionales, como el vídeo.
- Respuesta de la guardia: Determine cómo pueden y deben responder los guardias a los campos del informe: ¿habrá alguno obligatorio u opcional? ¿Qué campos se beneficiarían de tener respuestas pre-escritas? ¿Cómo pueden las respuestas de los vigilantes ser sencillas y captar exactamente lo que los interesados necesitan?
- Informe de responsabilidad: Identifique las formas en que los guardias deben demostrar su responsabilidad, como por ejemplo con firmas de los guardias, entradas con sello de tiempo o la ubicación de los guardias por GPS marcada en el informe.
- Procedimientos de seguimiento: Documente cómo los supervisores deben hacer un seguimiento de los informes y establezca procesos para que los guardias no tengan que tomar esa decisión.
Los equipos de seguridad pueden ahorrar tiempo y devolver el valor a sus procesos de información
Los equipos de seguridad pueden beneficiarse realmente de ser proactivos en sus operaciones. Una forma de hacerlo es devolver el valor al proceso de elaboración de informes. Con las herramientas obtenidas a partir de las plantillas de informes, la estandarización y los cuadros de mando en tiempo real para ver los datos históricos de los informes, los supervisores pueden tomar medidas y notificar a las partes interesadas inmediatamente, ahorrando tiempo y ganando en tranquilidad.
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