Le guide de la gestion des activités de garde de Trackforce Valiant

garde regardant le tableau de bord de sécurité

Comprendre vos besoins en matière de gestion des gardes

La technologie n'est pas la seule à prendre en compte lors de la recherche d'un véhicule. système de gestion des activités des gardes. Et parfois, une approche "taille unique" n'est pas la bonne pour vos besoins.

Si vous avez suivi l'évolution de l'espace technologique, vous découvrirez rapidement que le fait de disposer de toutes les "cloches et sifflets" ne signifie pas que vos opérations se dérouleront aussi harmonieusement que possible.

C'est pourquoi, lorsqu'il s'agit de gérer l'activité des agents, les professionnels de la sécurité physique recherchent des solutions qui fonctionnent comme un partenariat. Ce partenariat doit réunir votre personnel et vos processus, ainsi que la technologie, afin d'améliorer vos opérations - quelle que soit la meilleure solution pour vous.

Dans un système complet, vous bénéficiez de la technologie, d'un support client dédié aux besoins de votre entreprise et de l'accès à les meilleures pratiques d'utilisation des technologies pour obtenir des résultats. Tout autre système qui prétend le contraire ne connaît tout simplement pas le secteur.

Guide de la gestion des activités de garde

Dans ce guide, nous détaillons les domaines clés que les professionnels de la sécurité doivent affiner pour prendre la bonne décision pour leurs opérations.

  • Les indicateurs clés de performance de la gestion des activités de garde:
    • Suivi et rapports
  • Gestion des opérations
    •  Tenir compte du coût, de la facilité d'utilisation et de la formation.

Les deux KPIs : Suivi des tournées de garde et rapports

Tours de garde

Suivi du tour de garde consiste à gérer les tâches d'un garde ou d'un agent - en cours, terminées et si des points de contrôle ont été manqués. Pour bien suivre l'activité d'un garde, vous devez disposer d'une visibilité en temps réel afin de voir réellement ce que fait votre équipe.

Visibilité en temps réel garantit que votre équipe travaille comme une seule unité et que les sites sont correctement sécurisés à tout moment.

Mesurer les activités de votre équipe par rapport aux tâches accomplies ne va pas plus loin. C'est pourquoi il est essentiel pour les superviseurs de connaître et de mesurer non seulement le nombre de fois où vos gardes terminent leurs tournées, mais aussi le nombre de tournées incomplètes ou terminées plus tôt en raison d'une urgence.

Ces données constituent l'indicateur clé de performance manquant pour fournir une évaluation précise des efforts de votre équipe de sécurité. Lorsque votre équipe dispose de ces informations, vous êtes en mesure de prendre de meilleures décisions commerciales qui peuvent conduire à de meilleures opérations.

Les tournées incomplètes peuvent donner des indications sur la gestion potentielle des tournées, les erreurs de communication de garde, voire une réévaluation des gardes en fonction de tournées spécifiques pour un meilleur placement des gardes. En obtenant des informations exploitables, vous apportez également confiance et transparence à vos clients en disposant d'informations précises sur leur propriété.

Rapports

Des rapports insuffisants ont un impact non seulement sur vos résultats financiers, mais aussi sur votre capacité à fournir à vos clients une réelle transparence. Si les clients n'ont pas l'impression d'en avoir pour leur argent, cela peut être un signe de méfiance, qui peut conduire à la résiliation du contrat.

Il est important de s'assurer que les rapports de votre équipe ne sont jamais en défaut. Il peut s'agir d'éviter que les rapports soient mal classés ou qu'ils contiennent des données inexactes.Tableau de bord des rapports d'incidentsinformations. Un moyen facile d'éviter cela est de demander à vos gardes de suivre un processus étape par étape infaillible que tout le monde peut faire. C'est là que les rapports standardisés entrent en jeu.

Rapports normalisés fait ce qu'il dit être : il standardise le processus de reporting de votre équipe. Le plus intéressant est que vous pouvez recréer à peu près n'importe quel format de rapport grâce à des champs de formulaire faciles à glisser-déposer. Lorsque vos gardes sont en tournée, ils peuvent accéder aux fonctions de reporting depuis leur téléphone.

Grâce à des invites simples, les gardes peuvent facilement remplir le rapport, car le travail est fait pour eux. De plus, vos superviseurs reçoivent des notifications numériques lorsqu'un rapport est incomplet ou nécessite un suivi.

Gestion des activités de garde : Prise en compte des coûts, de la facilité d'utilisation et de la formation

La gestion des activités de garde doit tenir compte du coût, de la facilité d'utilisation et de la formation. Une entreprise bon marché peut promettre la facilité d'utilisation et de faibles coûts opérationnels - mais payez-vous vraiment pour ces services ou seulement pour l'air ?

Coût

Lorsque vous évaluez vos besoins, il se peut que vous tombiez sur une entreprise qui propose un plan "freemium". Il est donc important de comprendre les différences entre "freemium" et bon marché.

Lorsque les bonnes entreprises savent que leurs services sont les meilleurs, elles vous offrent souvent bien plus qu'un essai limité dans le temps pour que vous puissiez l'essayer pleinement. C'est pourquoi, si vous choisissez de commencer par une version gratuite d'un produit haut de gamme, il ne s'agit absolument pas d'un gadget.

Analyse

Voici quelques questions auxquelles il faut réfléchir lorsqu'une entreprise propose un produit "freemium" :

  • Offrent-ils un véritable soutien pour tout ce dont vos clients auraient besoin aujourd'hui et à l'avenir ?
  • Qu'en est-il de l'accueil ou du support client ?
  • S'agit-il d'un essai à durée limitée ? Peut-il m'aider à faire tout ce que je dois faire ?
  • Est-il facile de "mettre à niveau" lorsque l'on est prêt ?

Pour ceux qui pensent que les produits "freemium" sont des pommes pourries, sachez ce pour quoi vous payez. Ce n'est pas parce qu'un système se dit "moins cher" ou "plus abordable" qu'il sera le mieux adapté à vos besoins.

"Mettez votre argent où votre bouche est" est la meilleure expression dans ce cas. Ne prenez pas le risque de gaspiller de l'argent sur un produit qui n'a pas fait ses preuves.

Facilité d'utilisation

C'est une chose si un produit est bon marché, c'en est une autre lorsqu'il s'agit de la version gratuite d'un système professionnel. Les produits bon marché ne vous offriront pas d'emblée une expérience qui vaille la peine d'être utilisée, sans parler de l'apprentissage.

Analyse du suivi des gardes

Avec une version "freemium" d'un produit professionnel, vous n'obtiendrez pas un système entièrement différent. En effet, il faut du temps pour développer des systèmes à partir de zéro. Si une solution professionnelle offre déjà une expérience d'utilisation de pointe, il est logique que la version "freemium" offre la même chose.

Des expériences simples mais puissantes sont ce qui fait ou défait la première impression d'un client - vous pouvez donc être assuré qu'une expérience utilisateur performante sera une priorité absolue pour ceux qui recherchent actuellement un excellent système de gestion des activités de gardiennage.

Formation

Il ne devrait pas être nécessaire d'avoir un diplôme en science des fusées pour comprendre comment utiliser un logiciel de gestion des activités de gardiennage. Lorsque votre équipe est entièrement formée, les courbes d'apprentissage abruptes sont inexistantes car elle " comprendra " du premier coup. Cela signifie une assistance totale qui sera toujours là lorsque vous aurez des questions supplémentaires.

Outre le support, le système dans son ensemble doit être intuitif et facile à utiliser. Pensez un instant au standard de tous les rapports standards : le rapport d'activité quotidien, ou DAR.

Si les rapports doivent être de premier ordre, alors tous les aspects des rapports de garde, y compris les DAR, doivent être facilement accessibles et compréhensibles.

Ainsi, lorsque vous utilisez le les aspects liés à l'établissement de rapports sur un système de gestion des gardiens lors de la gestion des activités de votre garde, votre équipe aura accès à des modules de formation qui lui permettront de s'assurer qu'elle est correctement formée. Il s'agit notamment de savoir si :

  • Les gardes interagissent avec le public
  • Ils sont formés au signalement des incidents critiques
  • Ils sont formés à la communication et à l'écoute pour obtenir des informations appropriées.
  • Ils seront prêts à respecter toutes les directives de COVID-19 et les rapports correspondants.

Savoir à quoi vous dépensez votre argent pour mieux le dépenser

En fin de compte, lorsqu'une bonne entreprise vous offre une version gratuite de son logiciel propriétaire, n'hésitez pas à accepter cette offre. En fin de compte, un bon système de gestion des gardes sera celui qui vous fournira le plus de ressources et de connexions possibles et qui vous aidera à fournir le meilleur service pour le meilleur résultat pour vos clients.

Cela signifie une transparence totale dans toutes les activités de gardiennage, un traitement approprié des indicateurs clés de performance pour les services de garde. intelligence économique et informations exploitablesLe système de gestion de l'information de l'entreprise est un outil de gestion de l'information, avec des rapports complets et une assistance de premier ordre fournie par une entreprise qui sait ce qu'elle fait.

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