Ce que les rapports configurables signifient pour la gestion de la sécurité des entreprises
Lorsque les données sont recueillies et communiquées en temps réel, gestion de la sécurité des entreprises est en mesure de prendre des mesures au fur et à mesure de l'établissement des rapports, souvent avec une visibilité opérationnelle qui pourrait permettre une réponse proactive aux incidents critiques ou aux urgences.
La gestion opérationnelle proactive est ce que les rapports en temps réel fournissent. La collecte et l'analyse précises des données des rapports d'incidents permettront d'atténuer les risques. L'organisation des données commence par la création et l'utilisation de modèles de rapports. La création de modèles de rapports est un moyen infaillible de s'assurer que ce qui est collecté correspond à ce qui doit l'être.
Que les équipes de sécurité s'associent à des prestataires de services de gardiennage, qu'elles gèrent leurs propres gardiens en interne ou qu'elles combinent les deux, gestion de la sécurité des entreprises peuvent utiliser des modèles de rapports pour aligner les processus départementaux afin d'améliorer la cohérence des opérations.
Cohérence pour le maintien de la conformité des rapports, le respect des règlements ministériels et gouvernementaux, et pour s'assurer, si les rapports doivent être présentés sur papier, qu'ils sont imprimés avec précision.
Cela signifie moins de temps passé à chercher des informations et plus de temps passé à évaluer les données reçues par les gardes en patrouille.
Ce qu'il faut rechercher dans une solution de modèle de rapport
Adapter et compiler rapidement un rapport pour respecter des réglementations ou des exigences strictes peut être un défi. Avec logiciel de gardiennage d'entrepriseAinsi, même si une copie papier est nécessaire, vous pouvez être sûr que les gardes en patrouille recueillent exactement les informations nécessaires pour maintenir la cohérence.
Bien que toutes les solutions de modélisation ne soient pas créées de la même manière, il existe 7 éléments que les superviseurs doivent garder à l'esprit lorsqu'ils s'aventurent sur le terrain pour solutions de sécurité pour les entreprises.
- Options de champ flexibles pour numériser les formulaires papier
- Glisser-déposer pour la création de modèles
- Fonctionnalité de conversion de la voix en texte pour faciliter l'utilisation
- Prise en charge des pièces jointes multimédia, telles que les photos, les fichiers audio et vidéo et les notes horodatées et localisées par GPS.
- Notifications configurables et alertes automatiques aux parties prenantes
- Capacités d'authentification des gardes et de suivi des superviseurs
- Rapports d'analyse pour suivre l'évolution de la situation
Tous ces éléments visent à normaliser le processus d'établissement des rapports afin que ceux-ci restent cohérents, dignes de confiance et constituent une représentation holistique de l'ensemble des activités de l'UE. gestion de la sécurité des entreprises.
Les rapports organisés vous permettent de filtrer par agent, type de rapport, type d'activité ou informations supplémentaires.
Sélectionnez qui doit recevoir le rapport.
Prévisualisez le rapport terminé et les éléments joints, comme la vidéo ou les photos.
Rapport complet sur mobile pour un accès facile aux gardes.
Quels sont les avantages des rapports normalisés ?
La normalisation des rapports comprend trois domaines clés : ce sont requisil existe un niveau convenu de qualité ou d'accomplissementet ils ont répétitivité maximale.
Les éléments reproductibles doivent être adaptables, configurables et cohérents pour que les gardes en service puissent les utiliser. C'est là que la modélisation entre en jeu.
Grâce aux modèles, les superviseurs peuvent établir des normes de base pour les rapports communs et spécialisés de tout niveau. Les rapports documentés sont suivis en temps réel et visualisés sur un tableau de bord de rapports. Les superviseurs sont en mesure de configurer un tableau de bord pour examiner les données historiques des rapports ainsi que de configurer les notifications aux parties prenantes.
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Ce qu'il faut normaliser
Il y a quelques éléments que les opérateurs de sécurité doivent examiner afin de créer des modèles de rapports complets.
- Collecte de preuves : Organisez les rapports qui nécessitent des pièces jointes probantes, comme des photos, et ceux qui pourraient bénéficier de supports supplémentaires, comme des vidéos.
- Réponse de la garde : Déterminez comment les gardes peuvent et doivent répondre aux champs du rapport : certains seront-ils obligatoires ou facultatifs ? Quels champs bénéficieraient de réponses pré-écrites ? Comment les réponses des gardes peuvent-elles être simples et capturer exactement ce que les parties prenantes exigent ?
- Responsabilité du rapport : Identifiez les moyens par lesquels les gardes doivent prouver leur responsabilité, comme la signature des gardes, les entrées horodatées ou la localisation des gardes par GPS sur le rapport.
- Procédures de suivi : Documentez la manière dont les superviseurs doivent assurer le suivi des rapports et mettez en place des processus pour que les gardes n'aient pas à prendre cette décision.
Les équipes de sécurité peuvent gagner du temps et redonner de la valeur à leurs processus de reporting
Les équipes de sécurité ont tout à gagner à être proactives dans leurs opérations. L'un des moyens d'y parvenir est de redonner de la valeur au processus de création de rapports. Grâce à des outils tels que la création de modèles de rapports, la normalisation et les tableaux de bord en temps réel permettant de visualiser les données historiques des rapports, les superviseurs peuvent prendre des mesures et informer immédiatement les parties prenantes, ce qui leur permet de gagner du temps et d'avoir l'esprit tranquille.
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