Auparavant, les rapports d'activité quotidiens (DAR) reposaient sur le fait que les gardiens se souvenaient de ce qui s'était passé au cours de la journée en remplissant de nombreux documents. Le plus souvent, les événements étaient mal compris, les incidents classés de manière inappropriée et les superviseurs, excédés, recherchaient des informations que les gardiens n'avaient pas complétées.
La technologie, c'est-à-dire la numérisation des rapports, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul ou d'un logiciel de rapport d'activité quotidien plus intuitif, a considérablement amélioré la façon dont les entreprises de sécurité peuvent gérer les rapports d'activité quotidiens de leurs agents.
Comment savoir quelle solution DAR est la meilleure pour votre société de sécurité ?
Avec une plate-forme en ligne dédiée aux rapports d’activité, il peut y avoir beaucoup de confusion, en particulier lorsque les solutions incluent la possibilité de créer des modèles de rapports ,des rapports d’incidents et des tableaux de bord en temps réel.
Voici deux éléments clés que vous devez connaître.
- les rapports d'activité quotidiens ne peuvent pas être une solution ponctuelle. ils doivent faire partie d'un ensemble plus vaste.
- Les rapports doivent être faciles à utiliser pour les gardes, les superviseurs et les parties prenantes.
Une partie d'un tout plus grand : Rapports d'activité quotidiens et gestion des effectifs
Les rapports d'activité quotidiens sont le pain et le beurre des rapports ; ils permettent de maintenir le bon fonctionnement des opérations au jour le jour et aident à prévenir les incidents plus importants.
Rapports et indicateurs clés de performance
Dans le cadre d'une approche proactive de la gestion des risques, les DAR apportent une valeur ajoutée sous la forme d'indicateurs clés de performance. Les KPI garantissent que vos superviseurs mesurer les activités du bon garde et contribuent à améliorer les processus grâce à des informations exploitables et à une connaissance globale de la situation sur les sites gérés.
DAR et gestion des risques
Les DAR font en définitive partie d'un ensemble plus vaste et soutiennent gestion complète des risques. Un élément clé de la gestion globale des risques est de savoir où vont les informations que vos gardes recueillent quotidiennement sur le terrain. C'est là où Les DAR se connectent à ce que l'on appelle des tableaux de bord en temps réel..
Ebook : Ne négligez pas ces 10 fonctions indispensables lors du choix d'un logiciel de gestion des effectifs
Lorsque vous recherchez la bonne solution DAR, sachez que tous les rapports, qu'il s'agisse d'incidents ou autres, mais surtout les rapports d'utilisation quotidienne, doivent apporter une valeur ajoutée : les indicateurs clés de performance et la gestion des risques.
L'expérience de l'utilisabilité : Des rapports faciles (et, osons le dire, amusants) à utiliser
À quoi sert un rapport numérique s'il n'est pas intuitif ou facile à utiliser ? tous les systèmes de rapports numériques ne se ressemblent pas. et bien qu'il soit tentant d'utiliser une version numérique d'un DAR littéralement sur papier, vous vous rendrez vite compte qu'il y a beaucoup plus à faire pour avoir une expérience de rapport complète.
DARs configurables
Par exemple, votre Les DAR peuvent être configurés pour aider à normaliser les processus, comme les réponses des gardes, les sops, et toutes les fonctions réglementaires qui nécessitent l'émission d'un rapport.
En bref, les modèles de rapport configurables permettent aux superviseurs d'adapter les champs et les exigences des formulaires en fonction des sop, des exigences contractuelles et des réglementations de l'état. Une fois les dars configurés, ils aideront les superviseurs à exécuter des processus standardisés sur tous les sites. Avec un seul rapport, vous pouvez faire en sorte que les agents répondent aux bonnes questions de la bonne manière, même en utilisant les mêmes champs et exigences de rapport standard.
Intégration à un système
Avec une expérience DAR facile, vos gardes sur le terrain n'auront pas une courbe d'apprentissage raide. C'est parce que lorsque Les DAR sont reliés à un système de gestion de la main-d'œuvrevous aurez accès à des modules de formation qui vous permettront de vous assurer que vos gardes sont formés à toutes les procédures de signalement, notamment pour savoir si.. :
- Les gardes interagissent avec le public
- Ils sont formés au signalement des incidents critiques
- Ils sont formés à la communication et à l'écoute pour obtenir des informations appropriées.
- Ils seront préparés à respecter les nouvelles directives covid-19 et tout rapport connexe.
Un avantage supplémentaire de disposer de DAR utilisables est de savoir que vous serez en mesure de fournir à vos clients des informations précises et transparentes sous la forme de rapports automatisés.
Objectifs : Que pouvez-vous attendre de vos DAR ?
Qu'il s'agisse de nouvelles possibilités d'obtenir des contrats plus solides dans les secteurs émergents ou de savoir si les services de l'UE sont disponibles. l'évolution technologique vers l'automatisation et les capacités à distance ont amélioré les opérations générales, le secteur de la sécurité dans son ensemble bénéficiera de l'amélioration du facteur le plus important dans les activités quotidiennes : le DAR.
Que peuvent donc attendre les entreprises d'agents de sécurité de leurs DAR ? Avec le recul, les DAR peuvent devenir un outil essentiel de gestion proactive des risques et peuvent, en fin de compte, améliorer la visibilité et le contrôle de vos opérations.
