La guía de Trackforce Valiant para la gestión de la actividad de los guardias

guardia mirando el tablero de seguridad

Comprender sus necesidades de gestión de guardias

La tecnología es mucho más importante a la hora de buscar un sistema de gestión de la actividad de los guardias. Y a veces, un enfoque de "talla única" no es el adecuado para sus necesidades.

Si se ha mantenido al día con el cambiante espacio tecnológico, pronto descubrirá que tener todas las "campanas y silbatos" no significa que sus operaciones funcionen tan bien como sea posible.

Por eso, cuando se trata de gestionar la actividad de los vigilantes, los profesionales de la seguridad física buscan soluciones que funcionen como una asociación. Esta asociación debe reunir a su personal y sus procesos, junto con la tecnología, para mejorar sus operaciones, como mejor le convenga.

En un sistema integral, usted obtiene la tecnología, la asistencia al cliente dedicada a las necesidades de su negocio y el acceso a mejores prácticas en el uso de la tecnología para obtener resultados. Cualquier otro sistema que afirme lo contrario simplemente no conoce el negocio.

Guía para la gestión de la actividad de los guardias

En esta guía, desglosamos las áreas clave que los profesionales de la seguridad deben perfeccionar para tomar la decisión correcta para sus operaciones.

  • Los KPI de la gestión de la actividad de los guardias:
    • Seguimiento e informes
  • Gestión de las operaciones
    •  Factor de coste, facilidad de uso y formación

Los dos KPI: Seguimiento e informes de las rondas de vigilancia

Tours de la Guardia

Seguimiento del recorrido de la guardia implica la gestión de las tareas de un guardia o un agente: mientras están en curso, cuando se han completado y si se han saltado algún punto de control. Para hacer un buen seguimiento de la actividad de un guardia, hay que tener visibilidad en tiempo real para ver realmente lo que está haciendo el equipo.

Visibilidad en tiempo real garantiza que su equipo trabaje como una sola unidad y que los lugares estén debidamente protegidos en todo momento.

La medición de las actividades de su equipo en relación con las tareas completadas sólo llega hasta cierto punto. Por eso es esencial que los supervisores conozcan y midan no sólo el número de veces que sus guardias completan sus recorridos, sino la cantidad de recorridos que quedaron incompletos o que terminaron antes de tiempo debido a una emergencia.

Estos datos son el KPI que faltaba para ofrecer una evaluación precisa de los esfuerzos de su equipo de seguridad. Cuando su equipo disponga de esta información, podrá tomar mejores decisiones empresariales que pueden conducir a mejores operaciones.

Los recorridos incompletos pueden dar lugar a conocimientos sobre la posible gestión de los recorridos, errores en comunicación de la guardia, incluso una reevaluación de los guardias en el horario de visitas específicas para una mejor colocación de los mismos. Al obtener información procesable, también proporciona confianza y transparencia a sus clientes al tener información precisa sobre su propiedad.

Informes

Los informes insuficientes no sólo afectan a su cuenta de resultados, sino también a la capacidad de ofrecer a sus clientes una transparencia real. Si los clientes no sienten que están recibiendo el valor de su dinero, eso puede ser una señal de desconfianza, lo que lleva a la terminación del contrato.

Es importante asegurarse de que los informes de su equipo nunca sean erróneos. Esto puede significar evitar que los informes se archiven de forma incorrecta o que sean inexactosTablero de notificación de incidentesinformación. Una forma fácil de evitarlo es hacer que sus guardias sigan un proceso paso a paso infalible que, en sentido figurado, cualquiera puede realizar. Aquí es donde entran en juego los informes estandarizados.

Informes estandarizados hace lo que dice que es: estandariza el proceso de elaboración de informes de su equipo. Lo mejor de todo es que puede recrear casi cualquier formato que requiera su informe con campos de formulario fáciles de arrastrar y soltar. Cuando sus guardias están de gira, pueden acceder a las funciones de informe desde su teléfono.

Las sencillas indicaciones facilitan a los vigilantes la cumplimentación del informe, ya que el trabajo duro está básicamente hecho para ellos. Además, los supervisores reciben notificaciones digitales cada vez que un informe está incompleto o requiere un seguimiento.

Gestión de la actividad de los guardias: Factorizando el coste, la facilidad de uso y la formación

La gestión de la actividad de los guardias debe tener en cuenta el coste, la facilidad de uso y la formación. Una empresa barata puede prometer facilidad y bajos costes operativos, pero ¿se está pagando realmente por estos servicios o sólo por el aire?

Costo

Al evaluar sus necesidades, es posible que se encuentre con una empresa que ofrece un plan "freemium". Por eso, es importante entender las diferencias entre "freemium" y barato.

Cuando las buenas empresas saben que sus servicios son los mejores, suelen ofrecerte mucho más que una prueba de tiempo limitado para que puedas probarlo completamente. Por eso, si eliges empezar con una versión gratuita de un producto premium, definitivamente no es un truco.

Análisis

He aquí algunas preguntas en las que hay que pensar cuando una empresa ofrece un producto "freemium":

  • ¿Ofrecen un verdadero apoyo para todo lo que sus clientes necesitarían ahora y en el futuro?
  • ¿Qué pasa con la incorporación o la atención al cliente?
  • ¿Es una prueba de tiempo limitada? ¿Puede ayudarme a hacer todo lo que necesito?
  • ¿Es sencillo "actualizar" cuando esté listo?

Para los que piensan que los productos "freemium" son manzanas podridas, hay que saber por lo que se está pagando. El hecho de que un sistema diga que es "más barato" o "más asequible" no significa que acabe siendo la mejor opción para tus necesidades.

"Pon tu dinero donde está tu boca" es la mejor frase en este caso. No te arriesgues a malgastar el dinero en un producto que no tiene un historial de éxito.

Facilidad de uso

Una cosa es que un producto sea barato y otra que sea una versión gratuita de un sistema profesional. Los productos baratos de entrada no te ofrecerán una experiencia que merezca la pena usar, y mucho menos aprender.

Análisis de seguimiento de guardias

Con una versión "freemium" de un producto profesional, no obtendrás un sistema totalmente diferente. Esto se debe a que cuesta tiempo desarrollar sistemas desde cero. Si una solución profesional ya ofrece una experiencia de uso de vanguardia, es lógico que la versión "freemium" ofrezca lo mismo.

Las experiencias simples pero poderosas son las que hacen o rompen la primera impresión de un cliente - por lo que puede estar seguro de que una experiencia de usuario de buen rendimiento será una prioridad para aquellos que actualmente están comprando un gran sistema de gestión de la actividad de los guardias.

Formación

No hace falta ser un experto en ciencias espaciales para entender cómo utilizar el software de gestión de la actividad de los vigilantes. Cuando su equipo está totalmente capacitado, las curvas de aprendizaje empinadas son inexistentes porque lo "entenderán" a la primera. Eso significa un apoyo total que siempre estará ahí para cuando tenga preguntas adicionales.

Además del soporte, el sistema en su conjunto debe ser intuitivo y fácil de usar. Piense por un momento en el estándar de todos los informes estándar: el informe de actividad diario, o DAR.

Si los informes tienen que ser de primera calidad, todos los aspectos de los informes de los guardias, incluidos los DAR, tienen que ser fácilmente accesibles y comprensibles.

Por lo tanto, cuando se utiliza el aspectos informativos de un sistema de gestión de guardias al gestionar las actividades de su guardia, su equipo tendrá acceso a módulos de formación que pueden ayudarle a asegurarse de que está correctamente formado. Esto incluye saber si:

  • Los guardias se relacionan con el público
  • Están formados en la notificación de incidentes críticos
  • Están formados en habilidades de comunicación y escucha para obtener la información adecuada
  • Estarán preparados para mantener las directrices de COVID-19 y los informes correspondientes

Sepa en qué gasta su dinero para poder gastar mejor

A fin de cuentas, cuando una buena empresa le ofrece una versión gratuita de su software propio, no dude en aceptar esa oferta. En última instancia, un buen sistema de gestión de guardias será el que te proporcione tantos recursos y conexiones como sea posible y te ayude a prestar el mejor servicio para obtener el mejor resultado para tus clientes.

Esto significa una total transparencia en todas las actividades de la guardia, un manejo adecuado de los KPI para inteligencia empresarial y conocimientos prácticosLa información es muy completa y la asistencia de una empresa que sabe lo que hace es de primera categoría.

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