Cómo puede Trackforce ayudar a su empresa a justificar su gasto en operaciones de seguridad física

Analizar el rendimiento de la inversión es una parte integral del funcionamiento de una organización. Las grandes empresas tienen empleados que trabajan todo el año para justificar los gastos de la organización. Los resultados de esta investigación determinan qué tipo de postura de desarrollo adopta una empresa. A menudo, una empresa se encontrará buscando formas de realizar inversiones de capital y expandirse, o buscará formas de ahorrar y recortar presupuestos en un esfuerzo por mantenerse a flote. Es esta última situación la que puede conducir a despidos y recortes emocionales, y aunque es una realidad desafortunada y a menudo necesaria, no deja de ser una experiencia difícil y desagradable para todos los implicados.

Aunque es imposible elaborar un plan a prueba de todo para evitar este tipo de recortes de personal y de presupuesto, es importante justificar los gastos de la empresa de la forma más precisa y sencilla posible si se quiere tener alguna posibilidad de mantenerlos. Las operaciones de seguridad son uno de los departamentos más comunes que se examinan cuando llegan las reuniones presupuestarias anuales. Para que un departamento de seguridad preste un servicio válido a sus clientes (tanto externos como internos) es importante que la operación de seguridad transmita con precisión su valor a los responsables de la toma de decisiones. Para ello, una operación de seguridad necesita informes precisos y oportunos que puedan traducirse en cifras concretas en términos de valor en dólares y centavos.

El GuardTek solution from Trackforce makes it easy for companies in this situation to justify the cost of the service. Over 1,000 companies have put this claim to the test, and what follows are just two examples of how a company using the GuardTek suite was able to easily show the value of the service.

Downtown Dallas Inc. (DDI) es una organización privada sin ánimo de lucro que trabaja con diligencia para mejorar la calidad de la zona del centro de Dallas en lo que respecta a los negocios, el entretenimiento, la cultura y la hostelería. DDI colabora con varios organismos locales encargados de hacer cumplir la ley para garantizar la seguridad de los residentes, visitantes, trabajadores y propietarios de negocios de la zona del centro.

DDI no estaba utilizando ninguna tecnología móvil en sus funciones de seguridad. Habían mirado otras soluciones de rondas de vigilancia y descubrieron que la mayoría eran muy caras y ninguna ofrecía las herramientas dinámicas que ofrece la solución GuardTek de Trackforce. Después de trabajar con Trackforce para desarrollar una solución a medida, Martin Cramer, vicepresidente de seguridad pública de DDI, dijo lo siguiente sobre la solución: "Simple y fácil de usar y rápido para entrenar a nuestra gente. Algunos sistemas tardan semanas en desplegarse y Trackforce tardó días: los cambios y las actualizaciones se hicieron en horas".

Lo que llevó a la operación de seguridad de DDI a un nuevo nivel fue el uso de la tecnología de GuardTek tecnología móvil en sus funciones de seguridad. El centro de Dallas utiliza las herramientas de Trackforce para apoyar a la Policía de Dallas ocupándose de los delitos menores para que puedan centrarse en los asuntos más graves, y la tecnología móvil de Trackforce facilita esta tarea.

"Los tratos positivos con las partes interesadas y los propietarios del centro de la ciudad mejoran la calidad de vida. Trackforce realiza un seguimiento de las fechas, horas y lugares de las interacciones con los negocios locales. Utilizamos la teoría de las ventanas rotas en lugares en los que la reparación de pequeños delitos lleva a la reducción de delitos mayores". dice Cramer.

La ventaja añadida a este tipo de resultados es lo fácil que resulta mostrar a los interesados de DDI la buena inversión que supone Trackforce. La precisión de los informes y la documentación mensual y trimestral facilitan a DDI la justificación de los presupuestos y los recursos. Martin Cramer continúa diciendo: "Proporcionamos un informe a la ciudad que documenta cómo nuestro equipo presta un servicio necesario para la ciudad".

No sólo los GuardTek informa ayudan a justificar el gasto en seguridad, pero también a proporcionar datos precisos para la preparación de futuros presupuestos. Cramer da testimonio de ello en el mundo real al decir: "La facilidad de uso del sistema permitió a DDI crear informes de rendimiento basados en actividades, incidentes y problemas de mantenimiento. No se trata de big data, sino que lo importante es lo que se hace con los datos. Lo utilizo para la estrategia a largo plazo para justificar a nuestro personal y planificar las contramedidas".

El estudio de caso DDI

La solución GuardTek de Trackforce captura informes detallados de las actividades de los oficiales y de los incidentes en tiempo real. Son estos informes los que realmente permiten a una empresa mostrar el valor de la operación de seguridad a los responsables de la toma de decisiones. Los informes pueden generarse diaria, semanal o mensualmente, de modo que se puedan analizar las tendencias y ajustar los presupuestos según sea necesario para obtener más o menos recursos. Este nivel de informes también ayuda a crear confianza y credibilidad con las partes interesadas, ya que obtienen una visión casi instantánea de lo que su inversión está logrando sobre el terreno.

Otra empresa que ha aprovechado esta misma función es Hunterdon Healthcare, cuyo hospital insignia trata a más de 8.600 pacientes internos al año, con 33.000 visitas al servicio de urgencias y 292.000 visitas ambulatorias cada año. La empresa utilizaba una tecnología de varilla más antigua como parte de sus recorridos de guardia, y esta tecnología no tenía la capacidad de informar en tiempo real. La empresa necesitaba justificar el gasto de su operación de seguridad y también quería un software de seguridad que se integrara con algunos de sus otros sistemas.

Christopher Hunt, Director Administrativo de Seguridad y Gestión de Hunterdon Healthcare, afirma, "Necesitábamos demostrar las rondas, las actividades y la asistencia que prestábamos, ya que la seguridad en la sanidad no es un departamento que genere ingresos. Hacíamos los registros diarios en papel y utilizábamos otro sistema para la notificación de incidentes, pero nos faltaban los registros de actividades diarias y las rondas se hacían todas en papel. La precisión era un problema importante. No estábamos capturando la información correcta para justificar la mano de obra que estábamos utilizando".

Hunterdon Healthcare implementó la solución GuardTek de Trackforce y ahora los registros en papel que la empresa utilizaba son cosa del pasado. Los nuevos informes automatizados han agilizado el proceso de flujo de trabajo y han ahorrado un buen número de horas. "Al cambiar a Trackforce, nos deshicimos de estos registros manuales, reduciendo la mano de obra en 12 horas a la semana". Dice Hunt.

Estudio de caso de Hunterdon Healthcare

Companies normally don’t enjoy investing capital into a project without knowing what they’re getting in return. Security operations that employ antiquated, manual processes have a difficult time conveying their value to stakeholders. The GuardTek solution from Trackforce and it’s automated and real-time reporting gives administrators the ability to see exactly what they’re getting for their money at any given moment throughout the day. That kind of overview makes planning, budgeting and resource management a breeze. Add to that Trackforce’s ability to integrate its software with a company’s existing systems and the security operation quickly becomes one of the most dynamic departments in the company.

Si está interesado en ver cómo la solución de GuardTek puede añadir valor a su organización, contactar con el equipo de Trackforce para discutir algunas opciones. Usted -y sus interlocutores- se alegrarán de haberlo hecho.